Projectsucces: vertrouwen tussen opdrachtgever en projectmanager

: Een onderzoek naar de factoren die bijdragen aan het vertrouwen tussen de opdrachtgever en projectmanager voor projectsucces

Abstract

Ondanks de vele onderzoeken naar het managen van projecten, wordt slechts een fractie van projecten succesvol afgerond. Eerdere onderzoeken tonen aan dat de beste projectprestaties worden behaald wanneer er een goede samenwerking is tussen de opdrachtgever en de projectmanager. Vertrouwen wordt hierin gezien als de meest essentiële factor. Dit onderzoek heeft als doel inzicht te creëren in de factoren die bijdragen aan het vertrouwen tussen de projectmanager en de opdrachtgever, wat leidt tot projectsucces.
Om dit doel te bereiken, wordt antwoord gegeven op de volgende hoofdvraag: 'Waaraan moet het vertrouwen tussen de opdrachtgever en de projectmanager voldoen?'. Om hier antwoord op te geven, worden in dit onderzoek de volgende deelvragen behandeld:
• Wat is wederzijds vertrouwen?
• Welke factoren hebben een positieve bijdrage aan vertrouwen?
• In welke mate wekken de factoren uit de literatuur vertrouwen op bij opdrachtgevers en projectmanagers in de praktijk?
• Verschillen de factoren, die volgens projectmanagers vertrouwen wekken, van die van opdrachtgevers in de praktijk?
• Waarom wekken factoren uit de literatuur in de praktijk minder vertrouwen op bij projectmanagers en opdrachtgevers?
• Waarom verschillen de factoren, die volgens projectmanagers vertrouwen wekken, van die van opdrachtgevers?
De eerste twee deelvragen worden beantwoord met literatuuronderzoek. Voor de beantwoording van de derde en vierde deelvraag is een enquête uitgezet bij vijf verschillende organisaties binnen lokale overheden in de publieke sector in Nederland. Het doel van de enquête is het toetsen in welke mate projectmanagers en opdrachtgevers vinden dat de factoren, afkomstig uit de literatuur, vertrouwen wekken, en het testen of er verschillen zijn in het opwekken van vertrouwen door deze factoren tussen opdrachtgevers en projectmanagers. Voor de beantwoording van de vijfde en zesde deelvraag is een casestudy gedaan, waarbij semigestructureerde interviews zijn gehouden met vijf projectmanagers en opdrachtgevers. In deze interviews is achterhaald waarom factoren in mindere mate vertrouwen wekken en waarom er verschillen zijn tussen opdrachtgevers en projectmanagers.
Wat is wederzijds vertrouwen?
Wederzijds vertrouwen tussen de projectmanager en opdrachtgever is de bereidheid van zowel de opdrachtgever als de projectmanager om kwetsbaar te zijn voor de acties van de ander, gebaseerd op de verwachting dat de ander een bepaalde actie zal uitvoeren die belangrijk is voor de vertrouwenspersoon, ongeacht het vermogen om die andere partij te monitoren of controleren.
Welke factoren hebben een positieve bijdrage aan vertrouwen?
Factoren die van invloed zijn op vertrouwen kunnen worden opgedeeld in de categorieën: competenties, welwillendheid en integriteit. Factoren die vertrouwen wekken onder de categorie competenties zijn: functionele/specifieke competentie, interpersoonlijke competentie, zakelijk inzicht en oordeelsvermogen, geloofwaardigheid, positief trackrecord, professionaliteit, verantwoordelijkheid, respect en waargenomen niveau van expertise. Factoren die vertrouwen wekken onder de categorie welwillendheid zijn: loyaliteit, openheid, ontvankelijkheid, beschikbaarheid, resultaatverwachting, sympathie, persoonlijke fit, afstemming, gedeelde waarden, zorg en afhankelijkheid. Factoren die vertrouwen wekken onder de categorie integriteit zijn: consistentie in acties, rechtvaardigheidsgevoel, overeenstemming van acties met woorden en eerlijkheid.
In welke mate wekken de factoren uit de literatuur vertrouwen op bij opdrachtgevers en projectmanagers in de praktijk?
Uit empirisch onderzoek blijkt dat 58% van de factoren bij opdrachtgevers vertrouwen wekken en 70% van de factoren bij projectmanagers. Opdrachtgevers geven aan het niet helemaal eens te zijn met het wekken van vertrouwen door de factoren respect, loyaliteit, beschikbaarheid, sympathie, persoonlijke fit, gedeelde waarden, zorg en afhankelijkheid. Projectmanagers geven aan het niet helemaal eens te zijn met het wekken van vertrouwen door de factoren waargenomen niveau van expertise, persoonlijke fit, gedeelde waarden, zorg en afhankelijkheid.
Verschillen de factoren, die volgens projectmanagers vertrouwen wekken, van die van opdrachtgevers in de praktijk?
Er zitten verschillen in de factoren die volgens projectmanagers vertrouwen wekken en de factoren die volgens opdrachtgevers vertrouwen wekken. De factoren loyaliteit, zorg en sympathie wekken voor projectmanagers meer vertrouwen dan voor opdrachtgevers. De factoren functionele/specifieke competenties en afhankelijkheid wekken meer vertrouwen voor opdrachtgevers dan voor projectmanagers.
Waarom wekken factoren uit de literatuur in de praktijk minder vertrouwen op bij projectmanagers en opdrachtgevers?
De factoren zorg, persoonlijke fit, gedeelde waarden en afhankelijkheid wekken voor zowel opdrachtgevers als projectmanagers minder vertrouwen, omdat deze factoren niet worden gezien als voorwaarde in een project en het resultaat belangrijker wordt gevonden dan deze factoren. Zorg wekt minder vertrouwen, omdat dit niet bij de rol van opdrachtgever of projectmanager hoort. Factoren kunnen minder vertrouwen wekken door eventuele negatieve gevolgen. Zo kan een persoonlijke fit de nodige objectiviteit verminderen, kan een grote mate van zorg worden opgevat als manipulatie en overmatige controle, en kan afhankelijkheid zorgen voor suboptimale besluitvorming. Gedeelde waarden wekken minder vertrouwen, omdat juist tegenovergestelde waarden de voortgang ten goede kunnen komen. Afhankelijkheid wekt minder vertrouwen, omdat de onafhankelijkheid belangrijker wordt gevonden. Door eigen zelfstandigheid en professionaliteit is er minder behoefte aan een persoonlijke fit, gedeelde waarden en afhankelijkheid. De factor waargenomen niveau van expertise wekt minder vertrouwen voor projectmanagers, omdat zij geen vakspecifieke expertise verwachten waarvoor zij de opdracht hebben gekregen. De waarneming van expertise op managementgebied wekt echter wel vertrouwen. De factoren respect, beschikbaarheid, loyaliteit en sympathie wekken minder vertrouwen bij opdrachtgevers, omdat uit deze factoren niet kan worden afgeleid dat er resultaat wordt behaald. Opdrachtgevers halen respect uit andere bronnen, waardoor het respect van de projectmanager minder vertrouwen wekt. Daarnaast wekt sympathie minder vertrouwen zodra de opdracht voor het project helder is. De beschikbaarheid van de projectmanager wekt minder vertrouwen, omdat er vaste momenten zijn gepland, en een overmatige beschikbaarheid van de projectmanager zorgen kan geven over de autonomie.
Waarom verschillen de factoren, die volgens projectmanagers vertrouwen wekken, van die van opdrachtgevers?
Het verschillend vertrouwen wekken door factoren heeft een aantal redenen. Het verschil in vertrouwen wekken door afhankelijkheid komt door de grotere behoefte van de opdrachtgever om invloed uit te oefenen. Het verschil in functionele/specifieke competenties komt doordat projectmanagers de opdracht hiervoor krijgen, waardoor dit van ze verwacht wordt, en niet van opdrachtgevers. Door verschillen in hiërarchie is de behoefte van projectmanagers aan zorg en respect groter. De grotere betrokkenheid van de projectmanagers ten opzichte van opdrachtgevers in projecten vraagt om meer sympathie van de opdrachtgever, en het meer tijdelijke karakter van projectmanagers in de organisatie zorgt ervoor dat hun loyaliteit minder vertrouwen wekt.

Date of Award	3 Apr 2024
Original language	Dutch
Supervisor	F.J. (Fred) Heemstra (Supervisor) & Rob Kusters (Examiner)